Digitalizzare un’azienda non significa “comprare un software” e adattarsi a ciò che offre. Significa, prima di tutto, prendere decisioni consapevoli su processi, obiettivi e persone, per poi scegliere strumenti coerenti con la strategia. La consulenza è l’anello che collega la visione (dove vogliamo andare) all’operatività (come ci arriviamo), riducendo errori, costi nascosti e implementazioni che non generano valore. Questo articolo intende sottolineare l’importanza della consulenza preliminare in un processo di digitalizzazione prima della scelta di software o servizi.
Perché la consulenza è il primo passo nella digitalizzazione aziendale
La consulenza iniziale serve a costruire una base solida: senza un’analisi preliminare, la digitalizzazione rischia di trasformarsi in una somma di applicazioni scollegate, con dati duplicati e attività manuali che rimangono “tra le maglie” del sistema. Un percorso consulenziale ben impostato definisce ambito, priorità e metriche, evitando che la scelta software diventi un esercizio guidato solo da moda, prezzo o abitudini.
Un altro vantaggio decisivo è la capacità di evidenziare i punti di attrito reali. Spesso il problema non è la mancanza di un gestionale, ma una catena di passaggi non standardizzati, ruoli non chiari, regole operative implicite o un uso scorretto degli strumenti già presenti. La consulenza aiuta a distinguere ciò che va ridisegnato (processi) da ciò che va strumentato (tecnologia), proteggendo l’investimento.
Infine, la consulenza pone l’accento sul fattore umano: gestione del cambiamento, formazione e adozione. La miglior piattaforma sul mercato non produce risultati se le persone non comprendono “perché” e “come” utilizzarla. Per questo, prima di valutare qualsiasi software, è utile definire sin da subito un quadro operativo chiaro, includendo stakeholder, governance e tempi realistici.
Analisi di processi, obiettivi e criticità prima di valutare qualsiasi software
L’analisi parte dall’osservazione di come il lavoro avviene oggi (AS-IS): flussi, documenti, strumenti, scambi tra reparti e punti in cui si accumulano ritardi o errori. In questa fase si raccolgono evidenze: tempi medi, frequenza di rilavorazioni, dipendenze da file Excel, livello di tracciabilità. Il risultato è una mappa chiara delle criticità e delle cause, non solo dei sintomi.
Parallelamente, si definiscono gli obiettivi (TO-BE) in modo misurabile: ridurre i tempi di evasione, aumentare la puntualità delle consegne, migliorare l’accuratezza dei dati, garantire conformità e auditabilità. Gli obiettivi vanno tradotti in indicatori e soglie di successo, così che la tecnologia venga valutata in base alla capacità di generare risultati concreti, non alle sole funzionalità “in lista”.
Per rendere l’analisi utilizzabile nella fase di scelta, è utile strutturare le informazioni in un quadro sintetico: cosa non funziona, impatto, priorità e indicatori. La tabella seguente è un esempio di come una consulenza può trasformare osservazioni qualitative in una base decisionale concreta.
| Area | Criticità tipica (AS-IS) | Impatto | KPI di riferimento |
|---|---|---|---|
| Vendite | Offerte non versionate e dati cliente duplicati | Errori e tempi di revisione | Tempo medio di emissione offerta |
| Operativa | Pianificazione su fogli separati | Ritardi e overbooking | On-time delivery |
| Amministrazione | Fatture e note spese gestite manualmente | Costi e rischio non conformità | Tempo di chiusura mensile |
| Customer care | Ticket e comunicazioni non tracciate | Scarsa qualità del servizio | Tempo di prima risposta |
Dalla mappatura dei requisiti alla selezione della soluzione più adatta
Dopo l’analisi, la consulenza traduce bisogni e obiettivi in requisiti chiari: funzionali (cosa deve fare il sistema), non funzionali (sicurezza, performance, compliance), e di integrazione (con quali strumenti deve dialogare). Questa fase è cruciale perché riduce il rischio di interpretazioni ambigue durante le demo e permette di confrontare soluzioni diverse usando lo stesso metro.
La selezione, infatti, non riguarda solo la “lista features”: una soluzione può coprire il 90% delle funzioni ma fallire su scalabilità, semplicità d’uso o qualità dei dati. La consulenza aiuta a valutare anche TCO (costo totale di proprietà), roadmap, dipendenza dal fornitore, disponibilità di competenze interne, e compatibilità con l’architettura esistente. Il risultato è una shortlist motivata e difendibile.
Un approccio efficace è costruire una matrice di valutazione con pesi e punteggi, in cui ogni soluzione viene misurata su criteri prioritari. Questo migliora la trasparenza verso management e reparti coinvolti e accelera la decisione, evitando scelte guidate da percezioni o preferenze personali.
Criteri di scelta, priorità di implementazione e valutazione del ritorno sull’investimento (ROI)
I criteri di scelta dovrebbero riflettere ciò che conta davvero per il business. In molti progetti, ad esempio, è più strategico garantire qualità del dato e integrazione che inseguire personalizzazioni complesse. La consulenza supporta la definizione delle priorità, distinguendo requisiti “must-have” da “nice-to-have” e riducendo il rischio di un progetto che si allarga senza controllo.
La priorità di implementazione va gestita per fasi: si parte dai processi ad alto impatto e bassa complessità, così da generare valore rapidamente e costruire fiducia interna. Una road map realistica include dipendenze, tempistiche, responsabilità e milestone misurabili. In questa logica, la scelta software viene validata anche in funzione della capacità di supportare un’adozione progressiva (moduli, licenze, ambienti, integrazioni).
Infine, la valutazione del ROI non è solo un esercizio finanziario: serve a decidere cosa fare prima e con quale profondità. Si considerano benefici tangibili (ore risparmiate, minor scarto, minori errori) e intangibili (tracciabilità, qualità del servizio, compliance). La seguente tabella mostra un esempio sintetico di criteri con pesi, utile per confrontare alternative in modo rapido.
| Criterio | Peso | Esempio di domanda | Evidenza attesa |
|---|---|---|---|
| Integrazione | 25 | Si integra con ERP/CRM e strumenti di BI? | API, connettori, casi reali |
| Usabilità e adozione | 20 | Riduce passaggi e inserimenti manuali? | Demo su casi d’uso |
| Scalabilità | 15 | Regge nuovi volumi e nuove sedi? | Referenze e architettura |
| TCO (3 anni) | 20 | Quali costi oltre alle licenze? | Setup, formazione, supporto |
| Compliance e sicurezza | 20 | Gestisce ruoli, audit e GDPR? | Log, ruoli, certificazioni |
- Priorità consigliata: digitalizzare prima dove l’impatto è misurabile e l’adozione è più semplice.
- Regola pratica: preferire configurazioni e standard di settore, limitando le personalizzazioni alle reali differenze competitive.
- ROI credibile: basato su dati interni (tempi, volumi, errori), non su benchmark generici.
Conclusione
La digitalizzazione efficace nasce dalla consulenza perché chiarisce bisogni, processi e risultati attesi prima di investire in tecnologia. Solo dopo aver mappato requisiti e priorità ha senso confrontare soluzioni, costruire una roadmap sostenibile e misurare il ROI. In questo modo il software non diventa un fine, ma uno strumento coerente con la strategia aziendale e capace di generare valore nel tempo.
